Die perfekte Eventlocation finden

Die Wahl der richtigen Eventlocation ist entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung. Sie beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre, den Ablauf und das Gesamterlebnis der Gäste. Eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung verschiedener Faktoren sind daher unerlässlich. Basierend auf einer Web-Recherche und unseren eigenen Erkenntnissen werden im Folgenden die wichtigsten Aspekte für die Auswahl der optimalen Eventlocation detailliert erläutert.

1. Größe und Kapazität der Location

Die Größe der Eventlocation sollte der erwarteten Teilnehmerzahl entsprechen. Eine zu große Location kann leer und ungemütlich wirken, während eine zu kleine Platzangst und Unbehagen bei den Gästen auslösen kann.
✅ Achte darauf, genügend Freiraum für Bewegungen, Networking und eventuelle Bühnenaufbauten einzuplanen.
✅ Frage nach den maximalen Kapazitäten bei verschiedenen Bestuhlungsarten (z. B. Reihenbestuhlung, Bankett, Stehempfang).

2. Lage und Erreichbarkeit

Die geografische Lage der Location beeinflusst die Anreise der Gäste erheblich.
✅ Eine zentrale Lage mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel erleichtert die Teilnahme.
✅ Ausreichende Parkmöglichkeiten sind für Gäste, die mit dem Auto anreisen, essenziell.
✅ Bei abgelegenen Locations solltest du über Shuttle-Services oder Kooperationen mit Taxiunternehmen nachdenken.

3. Möblierung und Ausstattung

Eine gut durchdachte Möblierung trägt zur Funktionalität und zum Ambiente der Location bei.
✅ Sind ausreichend Stühle und Tische vorhanden, oder müssen diese extern angemietet werden?
✅ Gibt es flexible Bestuhlungsoptionen für verschiedene Event-Formate?
✅ Sind Loungemöbel oder Stehtische für lockere Networking-Situationen verfügbar?
✅ Bietet die Location Dekorationselemente oder muss alles extern organisiert werden?

4. Technische Anforderungen und Infrastruktur

Eine gut ausgestattete Infrastruktur erleichtert die Durchführung des Events erheblich.
✅ Technische Ausstattung: Vorhandensein von Audio- und Videotechnik, Beleuchtungssystemen und WLAN.
✅ Räumliche Aufteilung: Verfügbarkeit von Nebenräumen für Workshops, Pausenbereiche oder Backstage-Bereiche für Künstler und Redner.
✅ Stromversorgung: Genügend Steckdosen, leistungsfähige Stromanschlüsse für Technik-Equipment.

5. Catering und Verpflegung

Die Verpflegung spielt eine zentrale Rolle für das Wohlbefinden der Gäste.
✅ Manche Locations bieten hauseigenes Catering an, während bei anderen externe Dienstleister engagiert werden müssen.
✅ Die Speisen sollten zur Art des Events passen (Buffet, gesetztes Menü, Fingerfood).
✅ Berücksichtige besondere Ernährungsbedürfnisse (vegetarisch, vegan, glutenfrei).
✅ Gibt es eine eigene Bar oder Getränkeservice?

6. Personal und Service

Ein professionelles Serviceteam trägt maßgeblich zum Erfolg der Veranstaltung bei.
✅ Servicemitarbeiter: Betreuung der Gäste, Ausschank von Getränken, Servieren von Speisen.
✅ Techniker: Betreuung der Ton- und Lichttechnik.
✅ Sicherheitspersonal: Insbesondere bei größeren Veranstaltungen wichtig.
✅ Hostessen oder Empfangspersonal: Für Check-in oder Gästebetreuung.

7. Sicherheit, Vorschriften und Vertragsbedingungen

Rechtliche und sicherheitstechnische Aspekte dürfen nicht unterschätzt werden.
✅ Brandschutzmaßnahmen: Vorhandensein von Feuerlöschern, Notausgängen und Rauchmeldern.
✅ Fluchtwege: Müssen klar gekennzeichnet und jederzeit zugänglich sein.
✅ Genehmigungen: Manche Events benötigen spezielle Lizenzen (z. B. für Alkohol-Ausschank oder Live-Musik).
✅ Vertragliche Bedingungen: Prüfe, ob es Einschränkungen zu Lärmbelästigung, Sperrstunden oder Haftungsfragen gibt.
✅ Stornierungsbedingungen: Was passiert, wenn das Event abgesagt oder verschoben werden muss?

8. Referenzen von bisherigen Events

Um sich ein Bild von der Location zu machen, lohnt es sich, auf vergangene Events zu schauen.
✅ Welche Art von Veranstaltungen wurden dort bereits durchgeführt?
✅ Gibt es Fotos oder Videos von vergangenen Events?
✅ Haben andere Unternehmen oder Veranstalter die Location bereits genutzt und können Feedback geben?
✅ Sind besondere Events (z. B. Firmenfeiern, Hochzeiten, Kongresse) bereits erfolgreich umgesetzt worden?

9. Bewertungen und Erfahrungen von Kunden

Die Meinung anderer Kunden gibt einen wichtigen Einblick in die Qualität der Location.
✅ Schau dir Bewertungen auf Google, Facebook oder Eventportalen an.
✅ Gibt es positive Erwähnungen zu Service, Catering oder Technik?
✅ Falls möglich, frage ehemalige Kunden oder Eventplaner nach ihren Erfahrungen.
✅ Achte auf wiederkehrende Kritikpunkte (z. B. schlechte Organisation, unfreundliches Personal).

10. Budget und Kostenkontrolle

Die Kostenstruktur der Location sollte transparent sein. Neben der Mietgebühr können zusätzliche Kosten anfallen für:
✅ Technik (z. B. Mikrofone, Lautsprecher, Beamer).
✅ Personal (Servicekräfte, Techniker, Sicherheitspersonal).
✅ Reinigungskosten nach dem Event.
✅ Zusatzleistungen wie Dekoration oder Catering.
✅ Eventuelle Überstunden oder Nachtzuschläge für längere Nutzung.

11. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Eine flexible Location kann an verschiedene Veranstaltungsformate angepasst werden.
✅ Können Räume individuell umgestaltet oder kombiniert werden?
✅ Ist es möglich, eigene Technik, Möbel oder Dekoration mitzubringen?
✅ Gibt es verschiedene Nutzungsmöglichkeiten (Indoor/Outdoor)?

12. Ambiente und Atmosphäre

Das Ambiente einer Location beeinflusst das Event-Erlebnis maßgeblich.
✅ Passt der Stil der Location zum Event-Konzept?
✅ Gibt es ausreichend Lichtquellen oder eine stimmungsvolle Beleuchtung?
✅ Trägt das Design zur gewünschten Atmosphäre bei?